Het opslaan en verwerken van persoonsgegevens

Veel ondernemers hebben de beschikking over een groot aantal persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat klanten hun contact- en adresgegevens hebben ingevuld op de website om informatie te vragen of om producten te bestellen. Niet zelden wordt  miskend dat aan het bewaren van deze gegevens van klanten strenge eisen worden gesteld.

Op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens mogen gegevens alleen worden bewaard en verwerkt indien aan bepaalde vereisten wordt voldaan. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) is een onafhankelijke instantie die erop toeziet dat de privacy hierbij wordt gewaarborgd. Als, bijvoorbeeld, een webwinkel geautomatiseerd de persoonsgegevens van klanten verwerkt, dient deze dit te melden bij het CBP. Daarbij dienen bepaalde gegevens vermeldt te worden, zoals de naam en het adres van degene die binnen de onderneming verantwoordelijk is voor de verzameling en verwerking van de gegevens en het doel van de verwerking. Deze melding kan bij het CBP gedaan worden via de website: www.cbpweb.nl. Hier kan een meldingsformulier gedownload worden of de melding kan direct online via een speciaal daarvoor ontwikkeld meldingsprogramma plaatsvinden. Het CBP houdt een openbaar register van de meldingen bij.

Naast het doen van de melding zijn er bepaalde regels die in acht genomen moeten worden bij het bewaren en de verwerking van persoonsgegevens. Zo mogen persoonsgegevens alleen verzameld en verwerkt worden als daar een goede reden voor is, of als de betrokken persoon toestemming heeft gegeven voor het gebruiken van zijn gegevens. Daarnaast mogen niet meer gegevens verzameld worden dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze nodig zijn. Voorts mogen de gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk, moeten er passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden voor de bescherming van de gegevens en moet de betrokken persoon in principe altijd geïnformeerd worden over de gegevensverwerking.

Dat een onderneming de melding doet van verwerking van persoonsgegevens betekent overigens niet dat het CBP deze verwerking ook heeft goedgekeurd. Het blijft de eigen verantwoordelijkheid van de onderneming om persoonsgegevens in overeenstemming met de wet te verwerken.

Het CBP controleert of bedrijven zich aan de regels houden. Indien het CBP vaststelt dat een onderneming gegevensverwerking niet, onjuist of onvolledig meldt, kan deze aan deze onderneming een boete opleggen die kan oplopen tot maximaal € 4.500,=. Wees dus alert op het moment dat uw onderneming persoonsgegevens bewaart en laat u (indien gewenst) vrijblijvend adviseren door Pesman Advocaten, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Monique Bos, juridisch medewerker